Hoe voorkom je als organisatie een burn-out?

Als je zoekt op het voorkomen van een burnout vind je veel artikelen die zelfhulp ideeën aanreiken zoals: bewegen, slapen, mediteren, leren nee zeggen etc. Dit zijn belangrijke zaken die bijdragen aan een gezond leven en het ervaren van werkgeluk. Echter zijn er meer componenten. Wanneer de werksituatie bijvoorbeeld de oorzaak is van een verslechterde gezondheid -denk aan onderbezetting, werkdruk of conflict- dan zijn deze handreikingen slechts een pleister op een veel te grote wond. In dit artikel willen we wat dieper ingaan op wat er op het organisatieniveau. Hoe voorkom je een burn-out?

Een burnout ervaar je niet als gehele organisatie maar als individu, vandaar dat we eerst even de fases toelichten waar iemand doorheen gaat richting een burnout. Het is wel belangrijk om te beseffen dat de gevolgen van een collega met een burn-out vaak ervaren wordt door nagenoeg iedereen op dezelfde werkvloer. Deze impact is groot. Het gevolg van een kettingreactie is niet ongebruikelijk, dus dat een tweede of een derde collega uitvalt.

Hoe een burnout ontstaat

Door het Nederlands Instituut voor Psychologen (NIP) zijn er 5 fases richting een burn-out uiteengezet. Deze gaan in opbouwende volgorde als volgt:

  • Uitgerust: Fluitend in het leven en naar je werk. De mate van inspanning en herstel wisselt elkaar goed af. Daardoor slaap je veelal goed, ben je goed in staat om je taken te doen en ervaar je werkgeluk. Even kort door de bocht.
  • Vermoeid: Heerlijk in je vel, alleen soms wordt er net een tikkeltje te veel gevraagd. Op die momenten kan je focus en slaap minder worden door de hectiek van deze fase. Wanneer er een paar dagen de druk er helemaal af is, kun je er zo weer bovenop zijn.
  • Overbelast: Als de druk groter blijft worden, wordt het functioneren alleen maar slechter. Overbelast. Je komt er niet door en werk stapelt maar op. Al het leuke is al uit de agenda, minder slapen is ook geen optie meer en het kost steeds meer kracht om het ‘normale’ goed te doen.
  • Overspannen: De druk is te groot de afgelopen weken en wellicht ben je de maanden al aan het tellen. De moed zakt in de schoenen. Je kunt het niet meer. Overspannen: de rek is er uit.
  • Burn-out: Dit is de laatste fase. Na maanden dobberen in fase 4 is de weg naar boven niet gevonden. Je bent weg gedreven van jezelf, van werkgeluk en misschien wel levensgeluk. Je voelt in alles afstand, bent moedeloos, futloos en emotioneel labiel en je bent opgebrand. De brandstof is op. Je hebt een burn-out.

Wat je als organisatie kan doen verschilt per fase. Je kan de acties om het werkgeluk te bevorderen indelen in 3 categorieën: amplitie, preventie en curatie.

De illustratie hieronder laat zien wat nodig is per situatie. amplitie, preventie en curatie hebben allemaal een verschillende aanpak. Dit is ook nodig omdat de fase waarin een werknemer zit erg kan verschillen.

Hoe voorkom je als organisatie een burn-out?
Hoe stimuleer je dat collega’s volledig uitgerust blijven en hun werkgeluk vergroten

Wat we willen is het voorkomen van een burn-out. Niet het genezen ervan. In de eerste fase waarin iemand volledig uitgerust is (volle batterij), kan je als organisatie amplitie toepassen om dit zo te houden en werkgeluk te vergroten. Amplitie zou je in een notendop kunnen weergeven in de drie R-en: Rust, Reinheid en Regelmaat. Deze termen klinken misschien wat ouderwets, maar ze mogen weer van stal, of beter gezegd, ze hadden nooit op stal gehoeven. Een gebrek aan de RRR leidt vaak tot burn-outachtige ellende en overvloed aan RRR houdt iemand in de organisatie juist vitaal. 

Rust – Door ruimte te creëren voor rust en ontspanning faciliteer je uitgeruste medewerkers die zich daarna weer meer kunnen inspannen. Een goed opgeladen fiets of auto komt nu eenmaal verder dan een die half opgeladen is.

Reinheid – Reinheid gaat over meer dan alleen wassen en deodorant. Het gaat ook over waar je je op richt. Als we als Probaat worden uitgenodigd om een organisatie te helpen met Amplitie dan gaan we vaak het gesprek aan met medewerkers. Waar voed jij je brein en ziel mee? Waar focus je op en wat brengt je dat? Door bijvoorbeeld te handelen vanuit zingeving en dankbaarheid te uiten, voel je je veel gelukkiger. 

Regelmaat – Tot slot regelmaat. Mensen hebben zo’n behoefte aan structuur. We hebben een geweldig brein gekregen en daarmee overschatten we onszelf soms ook. 90% van de dingen doen we op de automatische piloot. Dat is ook fijn, want zo houden we capaciteit vrij voor de ingewikkelde dingen. Structuur helpt enorm om zoveel te doen zonder (diep) na te denken. Wanneer dagen, taken of relaties positief voorspelbaar zijn, zit je lekkerder in je vel en ben je fitter om eventuele negatieve verrassingen op te kunnen vangen. Collega´s helpen bij het creëren van  structuur en het bevorderen van structuur in onderlinge contacten helpt ontzettend veel om vermoeidheid te voorkomen.

Wil je meer weten over amplitie? Je kunt meer ontdekken over dit onderwerp op onze amplitie pagina.

Vermoeid en Overbelast: Preventie
Is er sprake van vermoeid of overbelast zijn?

In deze twee fases focussen we op het voorkomen van een burn-out en de verergering van klachten, ook wel preventie genoemd. Iemand kan door veel verschillende redenen vermoeid of overbelast raken. In verschillende sectoren is bekend wat de psychosociale arbeidsbelasting (PSA) is. PSA omvat alles wat op mentaal gebied op het werk kan uitmonden in lichamelijke, psychische en sociale klachten. Dit kan gaan van ongewenste omgangsvormen tot een te hoge werkdruk.

Door inzicht te hebben in de PSA, kan je er veelal ook op sturen. Neem onderwijs, zorg of de financiële sector als voorbeeld. Hier zijn burn-outklachten hoog. Wat blijkt, er wordt onder andere een beperkte regelruimte ervaren. Dus iemand wil graag iets beïnvloeden of gewoon doen, maar heeft het gevoel dat dat niet (volledig) mag of gaat lukken. Dit is niet prettig. Tegelijkertijd blijkt er vaak best veel mogelijk, maar is de gedachte dat ‘niks kan’ een soort self-fulfilling prophecy geworden.

In dit stuk gaan we een aantal van belangrijkste onderdelen van preventie bespreken. Let er op dat elke situatie anders is en dat er ook andere dingen kunnen spelen, waardoor er andere oplossingen nodig zijn.

Signaleren

In eerste instantie is signaleren ontzettend belangrijk. Als de eerste kleerscheurtjes worden gesignaleerd is het belangrijk dat werknemer en leidinggevende in gesprek gaan. Het gaat dan om luisteren en op de juiste manier acteren. Signalen kunnen zijn dat iemand (vaker) geagiteerd en/of moe is, meer zichzelf afzondert van de rest, afstandelijker wordt naar werk/collega’s, vaker te laat komt of steekjes laat vallen. Zo maar een aantal signalen waarbij waakzaamheid goed is. Als leidinggevende heb je veel te doen en altijd een luisterend oor of begrip voor elke situatie is een utopie. Begrijpelijk. En tegelijkertijd moet dat er gewoon soms wel zijn. Daarom toerusting op signalen die er echt toe doen.

De werknemer kan zelf verschillende dingen doen om erger te voorkomen, bijvoorbeeld erover spreken. Dit kan met de partner thuis, maar vooral ook met leidinggevende en eventueel een bedrijfsmaatschappelijk werker, arbeidspsycholoog of een bedrijfsarts. Ook is het belangrijk dat de werknemer signalen van zijn/haar partner serieus neemt, of van andere mensen in de omgeving. Mensen die het dichtst bij staan voelen vaak het beste aan of er iets aan de hand is. Een andere taak van de werknemer is om op tijd ondersteuning en begeleiding aan te vragen.

Daarnaast zijn collega´s ook belangrijk. Collega’s kunnen het vaak eerder zien aankomen. Een reactie als ‘lukt het nog wel’ is veelal niet afdoende. Iemand moet op een gegeven moment in bescherming worden genomen zonder betuttelend te worden. Veelal is het beste om volle bak liefdevol te zijn én voluit zakelijk: ´Dit kan zo niet langer. Stop. Wij gaan even met elkaar zitten. Wat is er? Wat heb je nodig?  En hoe gaan we dit samen aanpakken?´

Werkdruk en Zingeving

Een klassieke opvatting van burn-outs is dat het komt door een te hoge werkdruk. Dit hoeft zeker niet altijd het geval te zijn, maar het is wel goed om daar te beginnen met uitsluiten. Ook uit de nieuwste onderzoeken van TNO blijkt namelijk dat het één van de cruciale factoren is in de opbouw naar een burn-out. Als werknemers binnen de organisatie vermoeid of overbelast zijn, is het belangrijk om kritisch te kijken naar de taakbelasting en normeringen van deze werknemers en om deze bij te stellen waar nodig. Ook kunnen regels in zijn algemeenheid werken. Een voorbeeld is Mercedes/Daimler Benz wat op een gegeven moment heeft besloten om tussen 18:00 uur en 8:00 uur het e-mailsysteem af te sluiten.

Soms kun je ook werkdruk ervaren omdat je even jezelf of het doel kwijt bent. Doormodderen helpt niet. Even pas op de plaats en teruggaan naar de kern helpt wel. Sterker nog het is essentieel. De reden waarom we uit bed komen wordt niet bepaald door wat we doen, maar waar we in geloven. Zingeving. Wanneer wij met een werknemer aan de slag gaan beginnen we vaak met centrale vragen zoals: Waarom was je ook alweer gestart met dit werk? Wat drijft je? En hoe kun je dit ten positieve gebruiken om dat te bereiken wat nu niet lukt? Vervolgens reiken we tools en psychologische inzichten aan om daadwerkelijk gedrag te veranderen. Dit werkt als een tierelier. Vaak komt het terug op de eenvoud: afstand nemen, bezinnen, gefaseerd aanhaken en ruimte innemen om vervolgens jezelf te zijn tussen die leuke collega’s in dat mooie werk.

Probate programma’s

Wanneer mensen meedoen aan één van onze probate programma’s zien we vaak dat ze vooral tips verwachten. Het snelle goud zeg maar. Wanneer we beginnen met zingeving komt het weleens voor dat mensen teleurgesteld reageren, want ‘hoe kan hun dat verder helpen?’. Tegelijkertijd zien we na afloop van het gehele programma dat ze juist aan dat element van het programma het meeste hebben gehad. Bijvoorbeeld als het gaat over prioriteren helpt alleen timemanagement eigenlijk helemaal niet. Het laat je alleen efficiënter werken, waardoor je tijd kan overhouden. Maar als je moeite hebt met prioriteren, wordt deze nieuwe tijd zo weer opgevuld. Resultaat van timemanagement is vaak dat je nog meer doet in dezelfde tijd, wat de ervaren werkdruk alleen maar verhoogt. Weten waarom je iets doet of niet zou moeten doen, helpt om bewuste keuzes te maken. Dit geeft focus en rust. Uitkomst van onze preventie probate programma’s is dus ook dat mensen meer werkgeluk ervaren (lees o.a. rust en focus) en veel minder werkdruk. 

Organisatiecultuur

Het aan de slag gaan met de organisatiecultuur kan erg helpen. Ondanks dat het een groot en vaag begrip is, kan er heel concreet aan gewerkt worden. Soms is er wrijving op de werkvloer of sprake van pestgedrag. Deze sociaal-emotionele lading kan burn-out klachten ontlokken en/of verergeren. Dit moet aangepakt worden om zo ook negatieve emotionele besmetting te voorkomen. Hierin is veelal een onafhankelijke buitenstaander nodig met frisse blik en kennis van groepdynamieken.

In een organisatie kan er ook het probleem zijn dat mensen zich te weinig uitspreken en veel laten gebeuren. Deze werknemers zullen gebaat zijn bij het leren van grenzen zetten. Niet op een harde en kille manier, maar juist omdat als ze duidelijke grenzen hebben, ze meer ruimte hebben om het goede toe te voegen in de organisatie. Je kunt pas iets begrenzen, als je weet wat je te begrenzen hebt. Oftewel, we beginnen bij inzichtelijk maken van je gebied om vervolgens de grenslijn te bepalen. Daarna bespreken we de soorten grenzen en hoe je die goed kunt afstemmen met de anderen om je heen. Gewoon ‘nee’ zeggen is natuurlijk veel te kort door de bocht. Dit schept eerder verwijdering. Uiteindelijk wil iedereen een werkrelatie die gezond is voor iedereen. Grenzen zijn hierin zeer behulpzaam als ze voor alle betrokken partijen op de lange termijn constructief zijn. 

In andere organisatieculturen zit het probleem misschien in veel conflict en strijd op de werkvloer. Zo´n klimaat is ontzettend uitputtend. De oorzaak van de vele conflicten dient boven water te komen, voordat er ruimte is om te werken aan een gezondere omgeving. Soms zit het conflict diepgeworteld en speelt er iets al jaren en zou er tussen twee of meerdere personen een oplossing gevonden moeten worden. Soms spelen er geen diepe wrange gevoelens maar gaat er structureel iets mis in de omgangsvormen. Beide situaties zijn op te lossen en moeten eigenlijk ook opgelost worden voordat de cultuur een positieve omslag kan maken.

Overspannen of Burn-out: Curatie
Wat te doen als een medewerker overspannen is of een burn-out heeft?

In veel gevallen is curatie nodig wanneer iemand zich in één van deze fases bevindt. In het geval van overspannenheid is er nog de mogelijkheid om op tijd in te grijpen om een daadwerkelijke burn-out te voorkomen. Hierbij is rust belangrijk, maar niet het enige. Lees meer over burnouts en wat je kunt doen.

Hebben mensen in je team of jijzelf last van een burn-out of symptomen die daarop lijken? We helpen je daar graag bij. Je kan vrijblijvend contact met ons opnemen via onderstaande button, telefoon of mail.

Bekijk hier gerelateerd aanbod

Curatie

Een lege batterij

Bore-out.

Wanneer je zo verveeld raakt op het werk en je je daarvan neerslachtig voelt door een tekort aan uitdaging en prikkels, spreken we van een bore-out.

Curatie

Een lege batterij

Burn-out.

Een burn-out is het eindstadium van een langdurige periode van stress en (over)spanning. Met zowel lichamelijke als geestelijke uitputting tot gevolg.

Aan
rader
tje

Preventie

Een halfvolle batterij

Traject Veerkracht.

Ons Traject Veerkracht is ontwikkeld voor mensen met burn-out klachten, die nog wel aan het werk zijn. Klachten als futloosheid en spanningen.

Overzicht van ons aanbod
×

Op de hoogte blijven?

Ontvang elke twee weken onze nieuwsbrief.

Ongeldig email adres