Je bureau ligt bij aankomst op het werk helemaal bezaaid met briefjes van collega’s, je mailbox staat vol en de verplichte vergaderingen staan al ingepland voor vandaag. Als je aan het einde van de dag naar huis gaat, vraag je je af wat je nou eigenlijk echt hebt gedaan. Hoe kun je prioriteiten stellen zodat je de belangrijkste zaken gedaan krijgt?
Wat zijn prioriteiten?
Prioriteit komt vanuit het Latijnse woord ‘Prior’. Dat betekent voorrang verlenen aan wat belangrijk is. Prioriteit geven aan iets is dus het bepalen wat je eerst doet, voordat je andere dingen gaat doen. Vervolgens kan je gaan bepalen in welke volgorde je de taken gaat rangschikken van het meest belangrijk, naar minst belangrijk. Prioriteiten stellen is lang niet altijd even gemakkelijk. Vooral als álles dringend lijkt te zijn en wanneer nieuwe taken en aandachtspunten maar binnen blijven stromen. Juist dan is het belangrijk om prioriteiten te bepalen, zodat je in ieder geval ergens kunt beginnen.
Waarom vinden we het moeilijk om prioriteiten te stellen?
“Dat is een kwestie van prioriteiten stellen”. Deze opmerking hoor je wellicht vaker dan je lief is. Als we in tijdnood zitten en wanneer we gestrest zijn, besluiten onze hersenen zich te focussen op één ding. Op dat moment kiezen we niet voor een strategische keuze die voordelen biedt op de lange termijn, maar voor het blussen van het brandje dat voor onze neus woekert. Zelf als we diep van binnen wel weten dat de belangrijke taak ons meer gaat opleveren, kiezen er we ervoor om eerst de urgente taak op te pakken. Onderzoekers bestempelden dit het Mere Urgency Effect. Het internationale onderzoek laat zien dat we geneigd zijn urgentie boven belangrijkheid te stellen. Zelfs als we wel weten dat ons dit niet verder gaat helpen. Dit verklaart waarom we altijd maar druk zijn met bellen, mails beantwoorden en meetings bijwonen waardoor we het gevoel hebben geen tijd meer te hebben voor de belangrijke zaken.
Belangrijk is iets anders dan urgent
Een urgente of dringende taak hoeft niet te betekenen dat het belangrijk is en vice versa. Wanneer een taak urgent is, betekent dit dat het snel afgehandeld moet worden. Het is dus een dringend. Wanneer een taak belangrijk is, betekent het dat het afgerond moet worden en dat het een taak is waar je functie om draait. Als je dit niet doet ontstaan er problemen. Het kan soms lastig zijn om urgente en dringende zaken van elkaar te onderscheiden. Hiervoor kan de keuzematrix van Eisenhower onder andere behulpzaam zijn.
Prioriteiten stellen met de keuzematrix van Eisenhower
De meest bekende timemanagement-matrix is het ‘Eisenhower model’, vernoemd naar Dwight Eisenhower, de president van de Verenigde Staten tussen 1953 en 1961. Voordat hij president werd was hij generaal van het Amerikaanse leger tijdens de Tweede Wereldoorlog.
De Eisenhower keuzematrix is te gebruiken door taken te categoriseren aan de hand van hoe belangrijk en hoe dringend ze zijn. Begin meteen in de ochtend met het maken van de to-do lijst en ga hiermee ook meteen door de matrix. Dit geeft rust in je hoofd, meteen aan het begin van de dag. De matrix bestaat uit de volgende categorieën:
Prioriteit 1: Doen
Zowel dringend als belangrijk? Móet de taak vandaag volbracht worden? Dan staat deze bovenaan de prioriteitenlijst. Misschien zullen er meer taken onder prioriteit 1 vallen. Deze selectie kan je daarna weer door de matrix halen.
Prioriteit 2: Plannen
Is de taak belangrijk, maar hoeft het niet persé nu of vandaag af te zijn? Dan laat je hem voor nu liggen, maar je plant hem wel direct in voor een andere dag
Prioriteit 3: Delegeren
Een taak die wel dringend is en nu moet gebeuren, maar niet persé belangrijk is voor jou. Deze taak kan je het beste overdragen aan een collega of een stagiaire. Waak er wel voor dat de taak zo snel mogelijk gedaan wordt.
Prioriteit 4: Elimineren
Een taak die zowel onbelangrijk als niet dringend is? Denk eens na of de taak überhaupt wel gedaan moet worden. Zo niet, schrap hem.
Voordelen van prioriteiten stellen op de werkvloer
Het gebrek aan prioriteiten in het werk kan veel stress opleveren. Je hoofd loopt over van alles wat je moet doen en er lijkt maar geen einde aan te komen. Langdurige stress kan leiden tot een burn-out met uitval als gevolg. Door prioriteiten te stellen kun je meteen aan de slag gaan met de belangrijkste dingen zodat je, mocht je in tijdnood komen, de grote lijnen gedaan hebt. Prioriteiten stellen verhoogt de productiviteit en verlaagt de kans op langdurige stress van medewerkers.
Hoe zou ons leven eruitzien als het wel lukt?
Een kei worden en blijven in het stellen van prioriteiten is niet alleen mogelijk door een praktische matrix. Juist door de diepte in te gaan, kunnen we het verschil maken en tot de kern komen. Waarom willen we eigenlijk zo graag prioriteiten stellen en waarom lukt het de één wel en de ander niet? Hoe zou ons leven eruitzien als het wel lukt en is daarmee al onze stress en werkdruk voorbij? Met behulp van de matrix én daarbij de diepgang en persoonlijke begeleiding en diepgang, maken we dat we handen en voeten kunnen geven aan het prioriteren.
Leren prioriteiten te stellen
Vaak zijn het anderen die jouw prioriteiten stellen in plaats van jijzelf. Een cirkel wat lastig te doorbreken kan zijn. Op 21 september 2022 starten wij Programma Prioriteiten waarin we alle belangrijke aspecten van het prioriteren behandelen met jouw eigen ervaringen en knelpunten. Wat vind ik eigenlijk belangrijk om mijn tijd en energie aan te besteden? Hoe klopt dat met de werkelijkheid en wat staat mij te doen? Wij hangen hier als enige in Nederland het no-cure-no-pay label aan.
