De afgelopen jaren zijn de communicatiemiddelen steeds toegankelijker geworden. Dit resulteert in dat we meer zijn gaan communiceren. Elke vorm van gedrag is communicatie. Communicatie gaat over verbinding. Wie ben ik en wat wil ik wel of niet communiceren? Communicatie is dé uitingsvorm van onze levensbehoefte om er bij te horen. Hoe zit het met communicatie op het werk?
Communicatie komt van het Latijnse woord ‘communicare’. Dit betekent ‘iets gemeenschappelijk maken’. Ondanks deze duidelijke betekenis, hebben we het vaak over communicatie waarin we het gemeenschappelijke missen. Ergens ontbreekt er iets in de communicatie. Zeker in het werk komt onbegrip in communicatie regelmatig voor. Niet iedereen communiceert immers op dezelfde manier. Waar de één zijn mening luid en duidelijk weet te uiten, laat de ander zijn/haar mening niet graag horen.
Communicatie op de werkvloer
Goede communicatie op de werkvloer is de sleutel tot succes. Het zorgt voor meer motivatie en betrokkenheid van de werknemers. Daarnaast maakt het de sfeer op het werk ook een stuk leuker en makkelijker. Toch kan dit lastig zijn omdat we allemaal verschillende percepties hebben over goede communicatie en over wat wel en niet geschikt is op het werk. Gebrekkige communicatie kan gevolgen hebben op de werksfeer en de resultaten. Zo kan gebrekkige communicatie leiden tot frustraties, conflicten, wantrouwen en een afname in productiviteit. Je doet er dus goed aan om eens flink met de bezem door de communicatie te gaan.
Ruis op de lijn
Communicatie op het werk vindt plaats op verschillende niveaus. Dat is precies waar het stroef kan gaan lopen. We zenden een boodschap uit met de verwachting dat deze ook op de juiste manier ontvangen wordt. Maar daartussenin kan veel ruis ontstaan.
Een voorbeeld is een taak die je uitbesteed aan een collega. Je stuurt alvast een berichtje en gooit het idee zo over de schutting. Jij bent het kwijt. Als zender voelt dit productief want je hebt allerlei lijntjes uitgegooid. Maar hoe komt dit aan bij de andere partij? Voor de ander kan het een onderbreking zijn van zijn/haar focus. Je geeft iets aan iemand waar diegene op dat moment even niks mee kan. In veel gevallen onthoud degene naar wie je de boodschap zend de opdracht niet óf doet er niks mee. En daar zit het gat. De zender is het kwijt, maar omdat de ander er op dat moment geen ruimte voor heeft, wordt het vergeten. Dit is een probleem die te wijten is aan de communicatie.
Verbinden om te communiceren
We zien vaak dat communicatie op zich niet het probleem is. Het zit dieper. Om effectief te communiceren moet er een vorm van verbinding zijn. Een connectie en vertrouwen zijn een essentiële basis voor succesvolle communicatie. Gladwell heeft hier een onderzoek over gedaan bij Asian Airlines nadat er veel vliegrampen zijn geweest. De uitkomst? De ongelukken gebeurden vaker wanneer de piloot vloog in plaats van wanneer de onervaren copiloot vloog. Je zou denken dat de piloot juist de betere vlieger zou moeten zijn. Maar doordat de copiloot zich niet durfde te uiten of zich gebrekkig uitte tijdens een noodsituatie, ontvingen de piloten vaak niet de échte signalen met bijbehorende emoties. Het moraal van dit verhaal: hoe puurder de communicatie, hoe beter. Er ontstaat minder ruis en meer verbinding.
De beste tips op goed te communiceren
Onlangs sloten wij van Probaat bij twee teams aan om hen te ondersteunen in de professionele communicatie. Vaak wordt er op voorhand gedacht dat wij nieuwe ‘truckjes’ leren of de beste one-liners geven. Als die er al waren, zouden die uiteraard nooit in iedere situatie passend zijn. We weten allemaal: daar waar mensen zijn is het leuk, maar kan het af en toe ook wringen. We vinden het normaal om het allemaal maar leuk te hebben en het positieve te benoemen. Hiermee denken we immers dat we het leuk houden. Op het eerste gezicht is dit ook zo, maar diep van binnen knaagt er nog steeds iets. ‘Toen jij zei dat…’ of ‘ik vertrouw jou toch niet’. De drempel om dit uit te spreken wordt als zeer hoog ervaren en dus doen we het niet. We kroppen het op en eventuele nieuwe negatieve ervaringen stapelen op. Dit noemen we ook wel de ‘emotionele bankrekening’. De verzameling van emoties bij een persoon of bij een specifiek thema. Als dit maar lang genoeg opgekropt wordt, is bitterheid één van de logische resultaten. Dit zien we in het werkveld, maar ook binnen families. Wil je hiermee breken? Er is moed voor nodig om ‘gewoon’ puur en eerlijk te communiceren. Wij ondersteunen teams hierin met teamoptimalisatietrajecten. Hier zijn wij één van de besten in. Daarnaast kunnen wij je natuurlijk ook individueel ondersteunen. De kracht zit in de eenvoud: gewoon benoemen. Maar de eenvoud is niet altijd makkelijk. Daarom laten we je er niet alleen voor staan.
De volgende stap naar een betere communicatie!
Misschien vind je communicatie in de organisatie lastig omdat je moeilijk je eigen mening kan geven, of misschien merk je aan jezelf dat je altijd het hardst schreeuwt tijdens de vergadering. Herken je je in het moment dat je pas ná een gesprek met je werkgever de juiste en krachtige woorden kan vinden? Dit zijn allemaal situaties waarin communicatie (of het gebrek daaraan) centraal staat.
In het Programma Communicatie duiken we de diepte in over communicatie op het werk. We nemen je mee in onderwerpen die essentieel zijn voor de individu en organisatie. Hoe maak je problemen bespreekbaar, hoe maak je duidelijke afspraken en hoe vergader je effectief? We nemen een periode van drie maanden waarin je individueel wordt gecoacht. We hangen hier als enige in Nederland het no-cure-no-pay label aan.
